راهکارهای عملی برای ایجاد سیستم‌های کارآمد در شرایط اقتصادی ناپایدار

نویسنده: محمد قاسم محسنی

مقدمه

در دنیای پویای کسب‌و‌کار، موفقیت اتفاقی نیست، بلکه حاصل رویکردی استراتژیک و سیستماتیک است. در این مقاله، به بررسی سیستم‌سازی در کسب‌و‌کارها می‌پردازیم، با تمرکز ویژه بر چالش‌ها و فرصت‌های موجود در افغانستان. هدف ما این است که با ارائه توضیحات لازم و بصورت کاربردی، به مدیران و کارآفرینان کمک کنیم تا کسب و کارهای خود را به سوی اتوماسیون(اتومات‌سازی) و رشد پایدار هدایت کنند.

دو گروه مدیران: دیدگاه‌ها و نتایج متفاوت

دو گروه متفاوت از مدیران وجود دارند:

1.     مدیران پرمشغله و خسته: این گروه از مدیران معمولاً از صبح تا شب کار می‌کنند، اغلب بیشتر از کارمندان خود. آن‌ها به ندرت به سفر می‌روند و دائماً با استرس و اضطراب دست‌و‌پنجه نرم می‌کنند. این مدیران هرگز به نقطه‌ای نمی‌رسند که مسیر پیش‌رو امیدوارکننده به نظر برسد یا حجم کاری آنها قابل کنترل باشد. بنابراین، این گروه اول بسیار مشغول هستند، خستگی‌ناپذیر کار می‌کنند ولی معمولاً خسته هستند. با این‌حال، کسب‌و‌کارهای آنها رشد قابل توجهی ندارند یا به نتایج چشمگیری نمی‌رسند. لذا، این مدیران دایماً مصروف انجام وظایف روزمره هستند و زمان کافی برای تفکر استراتژیک ندارند. 

2.     مدیران موفق و آرام: گروه دوم مدیرانی هستند که در نگاه اول ممکن است حتی به نظر برسند که کسب‌و‌کار خود را جدی نمی‌گیرند. این گروه از مدیران استرس کمتری دارند، زمان بیشتری برای مطالعه، تفکر و تفریح دارند. آن‌ها به نتایج بسیار بیشتری دست می‌یابند و کسب‌و‌کارشان به طور پیوسته در حال رشد است.

سوال کلیدی این است: چگونه می‌توان از گروه اول به گروه دوم منتقل شد؟ پاسخ در سیستم‌سازی نهفته است. این تغییر، نیازمند یک دیدگاه جدید و تمرکز بر بهبود سیستم کسب‌و‌کار است. به‌عبارت دیگر، چگونه می‌توانیم مدیرانی شویم که بسیار کمتر کار می‌کنند، استرس بسیار کمتری دارند، اما به نتایج بسیار بیشتری دست می‌یابند؟

سفر یک کارآفرین: از کارمند تا سیستم‌ساز

سفر یک کارآفرین از کارمند‌ بودن تا یک سیستم‌ساز را می‌توان به چهار مرحله تقسیم کرد:

1.     مرحله انجام کارها توسط کارآفرین: در این مرحله، کارآفرین تمام وظایف را خودش انجام می‌دهد. این مرحله معمولاً در ابتدای راه‌اندازی یک کسب‌و‌کار رخ می‌دهد. لذا، یک کارآفرین نوپا شخصاً تمام جنبه‌های کسب‌و‌کار خود را مدیریت می‌کند، از تولید محصول تا بازاریابی و فروش.

2.     مرحله اضافه کردن اعضای تیم: با رشد کسب‌و‌کار، کارافرین به این نتیجه می‌رسد که دیگر نمی‌تواند همه چیز را به‌تنهایی مدیریت کند. اولین ایده‌ای که به ذهن این کارآفرین یا مدیر می‌رسد، این‌ است که با اضافه کردن اعضای تیم، عملیات تک‌نفره خود را به یک کسب‌و‌کار بزرگتر گسترش دهد. لذا کارآفرین سعی می‌کند با استخدام کارمندان دیگر، حجم کاری خود را کاهش دهد.  

بسیاری از مدیران یا کارآفرینان کم‌تجربه در استخدام، به سرعت کارمندانی را استخدام می‌کنند، اما پس ‌از ‌مدتی متوجه می‌شوند که مشکلات‌شان نه‌تنها حل نشده، بلکه تشدید هم شده است. این مدیران که پیش‌تر، خودشان کارها را سریع‌تر و کارآمدتر انجام می‌دادند، حالا علاوه بر ناتوانی در مدیریت همه وظایف، باید اشتباهات دیگران را هم اصلاح کنند و به سوالات مداوم تیم پاسخ دهند. این وضعیت، کار را دشوارتر و پراسترس‌تر می‌کند. در‌این‌مرحله، مدیر به یک مشاور یا حل‌کننده مشکل تبدیل می‌شود و با سیلی از درخواست‌ها مواجه می‌گردد. برخی از مدیران در نهایت، کسب‌وکار را کوچک کرده یا تعدادی از کارمندان را اخراج می‌کنند، زیرا خودشان کارها را سریع‌تر انجام می‌دهند. در بهترین حالت، وظایف کلیدی را نزد خود نگه می‌دارند و بقیه کارها را واگذار می‌کنند.

3.     مرحله تفویض صلاحیت تصمیم‌گیری: وقتی مدیر به این مرحله رسید که باید تصمیم‌گیری را هم تفویض کند، کسب‌وکار کمی بهبود می‌یابد، استرس کمتر می‌شود و کارمندان به‌تدریج مستقل‌تر عمل می‌کنند. کارها روان‌تر پیش می‌رود، اما مشکلی جدید پدیدار می‌شود: کسب‌وکار به سطحی می‌رسد که هزینه‌ها را پوشش می‌دهد و سود کمی تولید می‌کند، ولی رشد چشمگیری ندارد. با تحلیل درآمدها و هزینه‌ها، اغلب به نظر می‌رسد ادامه کار ارزشش را ندارد؛ زیرا مدیر با مهارت‌هایش می‌تواند با کار برای دیگری، بدون دغدغه هزینه‌ها، مالیه و اجاره، درآمدی مشابه کسب کند. اینجاست که به مرحله چهارم می‌رسیم. اگر کارآفرین به این مرحله نرسد، کسب‌وکارش احتمالاً هرگز رشد قابل‌توجهی نخواهد داشت.

4.     مرحله سیستم‌سازی: در این مرحله، کارآفرین به یک سیستم‌ساز تبدیل می‌شود و بر بهبود سیستم کسب‌و‌کارش تمرکز می‌کند. او دیگر وقت خود را صرف کارهایی در سطح کارمندی نمی‌کند، بلکه بر فعالیت‌هایی تمرکز می‌کند که رشد قابل‌توجهی در کسب‌و‌کار ایجاد می‌کنند. در این مرحله، کسب‌و‌کار به یک سیستم خودکار تبدیل می‌شود که می‌تواند بدون حضور دائم مدیر به خوبی کار کند.

در ادامه، گام‌به‌گام بررسی می‌کنیم که سیستم چیست و چگونه آن را به‌طور عملی در کسب‌وکار پیاده کنیم.

سیستم چیست؟

سیستم مجموعه‌ای از عناصر به‌هم‌پیوسته است که نتیجه خاصی را تولید می‌کنند. برای مثال، یک موتر سیستمی است که از قطعات و پرزه‌جات، سیستم سوخت‌رسانی الکترونیکی و دریور تشکیل شده و نتیجه‌اش جابه‌جایی سریع انسان از نقطه‌ای به نقطه دیگر است. موبایل هم سیستمی است که ارتباط را برقرار می‌کند، کمره فیلم‌برداری سیستمی برای رکورد تصاویر است، و بدن انسان سیستمی پیچیده برای حفظ حیات است. همه این‌ها نمونه‌هایی از مجموعه‌های به‌هم‌پیوسته‌اند که برای دستیابی به یک خروجی مشخص طراحی شده‌اند.

حالا این مفهوم را به کسب‌وکار بیاوریم. کسب‌وکار را می‌توان مثل یک جعبه در نظر گرفت؛ جعبه‌ای که شامل اجزای مختلف مثل فرآیندها، کارمندان، تجهیزات و استراتژی‌هاست. هدف این است که این اجزا را طوری تنظیم و هماهنگ کنیم که به بهترین شکل کار کنند و نتیجه موردنظر را تولید نمایند. در کسب‌وکار، ساده‌ترین و آشکارترین نتیجه، سود است. هرچه این سیستم را بهتر بهینه کنیم، سود خالص ماهانه افزایش می‌یابد و کسب‌وکار رشد بیشتری را تجربه می‌کند.

به عنوان یک سیستم‌ساز، باید تمرکزمان را از انجام وظایف تخصصی به مدیریت و بهبود کل سیستم معطوف کنیم که باعث می‌شود کسب‌وکار از وابستگی به یک فرد خاص رها شود و به‌صورت خودکار و پایدار عمل کند. در نهایت، هرچه سیستم بهتر کار کند، ما هم به‌عنوان مدیر یا کارآفرین، وقت و انرژی بیشتری برای رشد و خلاقیت خواهیم داشت.

اجزای یک سیستم کسب‌و‌کار

یک سیستم کسب‌وکار از سه جزء کلیدی تشکیل شده که اگر به‌خوبی عمل کنند، سود قابل‌توجهی به دنبال دارد.

جزء اول، کارمندان هستند. کارمندان قلب سیستم‌اند و بدون آن‌ها، سیستم به‌درستی کار نمی‌کند. اما اگر کارمندان شایستگی، دانش یا توانایی و مهارت‌های کافی نداشته باشند، نه‌تنها کمکی به رشد نمی‌کنند، بلکه با ایجاد هزینه و مانع، به سیستم آسیب می‌زنند.

جزء دوم سیستم کسب‌وکار، ابزار و تجهیزات هستند. هر کسب‌وکاری برای انجام فعالیت به تجهیزاتی مثل لپ‌تاپ، میز، کمپیوتر، تلفن یا حتی کتاب و الماری نیاز دارد. این تجهیزات برای پیشرفت ضروری‌اند و نقش حیاتی در سیستم ایفا می‌کنند.

جزء سوم سیستم کسب‌وکار، اسناد است که شامل دستورالعمل‌ها و روند‌هایی می‌شوند که به کارمندان کمک می‌کنند از تجهیزات به‌طور مؤثر برای انجام وظایف استفاده کنند. شاید فکر کنید، سال‌ها بدون اسناد مکتوب، کسب‌وکارتان را اداره کرده‌اید و مشکلی نبوده، اما در واقع، دستورالعمل‌ها همیشه وجود داشته‌اند ولی فقط در ذهن شما و کارمندان‌تان. کارمندان می‌دانند وقتی تلفن زنگ می‌زند چه بگویند و شما هم مراحل انجام کارها را از شروع تا رسیدن به نتیجه دلخواه، در ذهن دارید.

1.     کارمندان: قلب تپنده سیستم کسب‌وکار

کارمندان مهم‌ترین بخش سیستم هستند و نقش حیاتی در موفقیت کسب‌و‌کار ایفا می‌کنند. در زیر به چهار موضوع اساسی در باره کارمندان می‌پردازیم:

·        اخراج کارمندان نامناسب

 برای بهینه‌سازی بخش «کارمندان» در سیستم کسب‌وکار، اولین و شاید مهم‌ترین گام، اخراج کارمندانی است که عملکرد ضعیفی دارند. بسیاری از مدیران، کارمندانی را تحمل می‌کنند که مدام مشکل می‌سازند - گاهی سال‌ها - چون یا جرات اخراج ندارند، یا نمی‌دانند چطور این کار را انجام دهند، یا فکر می‌کنند اخراج غیرانسانی است و تحمل بهتر از اقدام است. یک آزمون ساده مدیریت می‌گوید: چشمان‌تان را ببندید و تصور کنید کارمندی می‌گوید: «از فردا نمی‌توانم کار کنم، مثلاً چون ازدواج کردم». از رفتن کدام‌ کارمند، نه‌تنها ناراحت نمی‌شوید، بلکه خوشحال می‌شوید؟ این نوع کارمندان نقاط ضعف تیم‌اند. اگر چنین کسانی را شناسایی کردید، رفتن‌شان یک فرصت طلایی است، آنها خودشان می‌روند و مشکل شما را بدون دردسر حل می‌کنند و اگر خودشان نرفتند، باید شجاعت اخراجشان را داشته باشید.

شاید این دغدغه را داشته باشید که اخراج یک نفر، کار درستی نیست چون او بیکار می‌شود و با مشکل روبرو می‌گردد و این کار را غیراخلاقی ببینید. اما بیایید تصمیمات کسب‌وکار را از احساسات بشردوستانه جدا کنیم و با نگاهی منطقی پیش برویم. اگر اخراج کسی برای نجات کسب‌وکارتان از فروپاشی یا بهبود کارایی سیستم، ضروری است، می‌توانید این نگرانی را هم برطرف کنید: به او پیش‌پرداخت حقوق چند ماه - مثلاً سه ماه - بدهید. این مبلغ، پلی می‌شود تا او در آرامش به دنبال فرصت بعدی بگردد، بدون اینکه فشار مالی فوری او را با مشکل مواجه کند. این فقط یک ایده نیست؛ شرکت‌های بزرگی مثل زاپوس «Zappos»، یکی از بزرگترین خرده‌فروشی‌های آنلاین کفش، چنین سیاستی دارند. آن‌ها گاهی هنگام اخراج، حقوق یک سال را به شرط ترک فوری کارمند پرداخت می‌کنند. جالب اینجاست که این کارمندان اغلب نه با ناراحتی، بلکه با لبخند و شوق محل کار را ترک می‌کنند.

تصور کنید کارمندی دارید که هر روز با بی‌حوصلگی پشت میزش می‌نشیند، وظایفش را ‌نیمه انجام می‌دهد و هیچ علاقمندی به رشد کسب‌وکار ندارد. یک روز به او می‌گویید: «ما تصمیم گرفتیم مسیرمان را جدا کنیم، اما برایت حقوق شش ماه را همین امروز می‌دهیم و از فردا آزاد هستی.» ناگهان چشمانش برق می‌زند، لبخندی می‌زند و می‌گوید: «واقعاً؟ این فوق‌العاده است! همیشه می‌خواستم یک سفر طولانی بروم یا کسب‌وکار خودم را امتحان کنم.» او با هیجان وسایلش را جمع می‌کند و شما هم نفس راحتی می‌کشید، چون تیمی سبک‌تر و متمرکزتر دارید. اینجاست که اخراج نه تنها یک پایان، بلکه شروعی تازه برای هر دو طرف می‌شود. کارمندانی که قلبشان با شما نیست، با این پیشنهاد نه‌تنها ناراحت نمی‌شوند، بلکه قدمی مشتاقانه به سوی شغل دیگری برمی‌دارند.

برای دریافت مکمل این مقاله اینجا کلیک کنید.